SWOT分析、KPI監査、採用サイト、事業承継「見える化」コンサルタントの嶋田です。

KSFとKPIを導く手法として３つのアプローチを提案しています。

一つは「クロスSWOT分析の積極戦略からのKSF・KPI」

二つ目は「業界の業績の公式からのKSF・KPI」

三つ目は「ボトルネックからのKSF・KPI」

でした。

この３つのアプローチのどれかから、「具体的KSFとKPI」を設定します。

ではこのKSF・KPIをどのように行動計画プロセスに落とし込むか、一つ一つ見ていきましょう。

１，クロスSWOT分析「積極戦略のKSF」から行動プロセスに落とし込む

クロスSWOT分析の「積極戦略」シートでは、KSFが５W2Hで固有名詞を入れ込み、それに類するKPIの項目が既に設定されている。

それが「顧客視点のKPI」と「業務プロセス視点のKPI」に反映されているはず。

この２つの視点のKPIを下記の「行動プロセス」に落とし込む。

このシートでの書き方として

「実施項目」は積極戦略シートのKSFを転記する

「顧客視点」「業務プロセス視点」のそれぞれの「KPI内容」も積極戦略シートに書かれたものをそのまま転記する。

問題は、この各KPIは数字として書けるが、そのままでは後々モニタリング時に、「KPI結果だけの予実チェック」になりかねない。

そこで、「実施内容」に各KPIが実現する主要な行動項目を記載しておく（積極戦略シートの他の要素から文言をピックアップする）

「担当」は詳細な行動項目のそれぞれの担当を記載。

右側の「モニタリングシート」に、２カ月１回単位のKPI数字を記載。

ここで２カ月１回にしているのは中小企業の場合、毎月KPI監査しても進捗が悪くモニタリングが進まない事がある。

そこで２カ月１回にすることで、モニタリング会議（通称、業績検討会議）を時間をかけて行う（それをコンサルタントや会計事務所が支援する事が『KPI監査』である）

「KPI計画数字」その右の「KPI結果数字」とKPIの達成、未達から生まれた新たな修正対策を「対策欄」に記入する。

Excelシートが大きくなっても構わない。

大事なことは、次回のKPI監査のモニタリング時に、２か月前の修正行動計画（決定事項）がどう進捗したかを箇条書きで記載するので。

また、翌２か月のKPI目標値も、修正行動計画の結果、上方修正又は下方修正しても構わない。

ただ下方修正する場合は、その背景と理由をしっかり聞き込み、論理的かどうかを検証しないと「なし崩し的」になりかねないので要注意。

２，「業界の業績の公式」から行動プロセスに落とし込む

業績の公式は下記のフレームだった。

ここでは「売上直結のKGI（重要到達目標）」を設定し、それに関連する要素を「売上KGI直結の公式要素」として複数のKSFを上げる。

書き方は例題（ある製造業）を参考に進める（この製造業はKGI,KSF,KPI体系図で解説した企業）

その中から「顧客視点」と「業務プロセス視点」の重要なKSFを絞り、そのKPIを右欄に記入する。

KPIがきまれば、１の「KSF→KPI→アクションプラン」のシートに同じように記載する。

３，「ボトルネック」から行動プロセスに落とし込む

ボトルネックからKSFとKPIを落とし込むフレームは下記だった。

ボトルネックは部門ごとに取り組むがカテゴリーとしては「顧客」「商品」「仕組み」「企画」にしている。

そしてボトルネックを改善する為に「活かすべき強み」を書き、そこからKSFを設定する。

ここでも「ボトルネック改善」に「自社の強み」を婉曲的でも活かせる方法がないかを模索している。

一番右側はKPIの内容名、そして一番右がKPI目標数値である。

この各部のボトルネックの課題の原因追及をした結果、次はどのような対策を論理的に整理するかである。

その対策をロジックで整理するシートが下記である。

この対策シートの右側に毎月のモニタリング結果を記入していく。

考え方は上記二つと同じである。

KPI監査を行い、モニタリングをしていく上で大事なことは、必ず次回監査までに行動してもらうよう５W2Hで決める事である。

この決め方が浅いと実行されず、KPI監査の成果が出ない事が多くなるからだ。