ＲＥ－経営

医療福祉のコンサルティング実例

カイゼン導入事例

◆ＲＥ－経営式　「業務カイゼン」のポイント　◆

Ⅰ．『業務カイゼン活動』はコストを削減し、やる気を創る

１	「業務カイゼン活動」とは何か？
	１）	全員参加型で、日常業務を少しでも改善する為の継続的な活動である。
	２）	「カイゼン」とは、全職員の「気づき」を促し、具体的に行動して成果を出す事である。
	３）	大きな改革や投資を伴う対策を考えるのではなく、目の前の「小さなカイゼン」を連綿と継続していく事を大事にする事である。
	４）	こんな「気づき」が、「カイゼン」に繋がっていく。
		１	もっと　早くできないか
		２	もっと　楽にできないか
		３	もっと　スムーズにできないか
		４	もっと　間違えずにできないか
		５	もっと　安全にできないか
		６	もっと　分かりやすくできないか
		７	もっと　単純にできないか
		８	もっと　綺麗にできないか
		９	もっと　効果的にできないか
	５）	「カイゼン」を少ずつ実現し成果を出す事で、職員が喜びながら参加し、明るい職場を創る事である。

２	今、何故「業務カイゼン活動」が求められているのか？
	１）	減収状況が今後も予想される中で、無駄なコストの削減や効率的人員配置等の経営合理化は避けては通れない。
	２）	患者・利用者の目が益々厳しくなり、患者・利用者や第三者から「指摘されて動く病院・施設」ではなく、「指摘される前に、一歩先の行動をする病院・施設」が選ばれる条件となっている。
	３）	いかにマニュアルやルールを整備しても、事故・トラブル防止や問題解決には限界があり、現場の「気づき」と「問題意識」の醸成こそが、事前の一策となる。
	４）	必要とは理解しても、品質改善・事故防止等の為に、ＩＴ化や機器・什器類等への多大なコスト費用を投資するのは、法人の経営・財務上では、出来るだけ避けたい。
	５）	ＴＱＣや準備に時間のかかる業務改善には、職員の協力が得られにくい。
	６）	従来の「提案制度」だけでは、経営側の意思決定に委ねられ、実行を伴わない提案だけで終わる事が多い。
	７）	ＴＯＰダウン型で導入した活動は、「やらされ感」が強く、長続きしない。
	８）	費用のかからないカイゼンを、自主的に考え、先ずは実行してから、成果を確認する活動が、経営にも職員にも負担にならない。
	９）	「病院・施設の為」と言う意識が希薄な職員が多く、全員一丸の体制を取りにくい。そこで「全員参加型」の運動は、必要な経営対策である。
	１０）	効率的に業務の時間削減が可能で、その分、患者・利用者への対応に時間配分が増え、ＣＳ（患者・利用者満足）向上になる。

３	病院・施設の現場では「簡単に着手でき、すぐ良くなる事」が大事
	１）	全員が忙しく働いている病院・介護の現場では、「複雑な手法」や「手間がかかる手続き」は混乱を招き、事業効率が逆に悪化する。
	２）	個別のケース別に対応することも多い現場では、臨機応変に対応できる「シンプルな取り込み」が都合よく、長続きする。、
	３）	じっくり時間をかけて会議する時間もなく、指示命令や報告連絡についても手際の良さが求められるので、「あらかじめ」・「ついでに」・「前もって」・「パッと人目で分かる」等の分かりやすい対策が必要である。

４	病院・施設の現場では「連携プレーと他部門への配慮」が円滑な部門運営のコツ
	１）	１人の職員が１人の患者・利用者のすべてに対応する訳ではなく、複数の職員が連携を取りながら業務を行うのが、病院・施設である。
	２）	だから、自分にとっては問題がなくても、違う職員には問題のある作業かもしれないという、他職員や他部門への配慮が必要である。
	３）	また、患者・利用者にとっての最善の方法は、自分だけの価値観ではなく、関係職員との情報交換が不可欠である。
	４）	したがって、自分だけの単独で改善行動をするより、他職員・他部門と話し合いながら共同連携で改善した方が効果的である。

５	効果が出ない病院・施設の活動（ＴＱＣ・改善委員会・提案制度）の共通点
	１）	手続きが面倒である。
	２）	資料作りに時間を取られる。
	３）	改善の筈が、その為の時間を捻出する事で、逆に忙しくなる。
	４）	提案制度の場合、提案だけしても、経営側が承認してくれなければ、成果が出ない。
	５）	いろいろ提案しても、経営側が実行してくれないので提案したくない。
	６）	活動がマンネリになってくる。
	７）	活動をする人がいつも同じで、やっている人とそうでない人の温度差が大きい。
	８）	努力して活動しても、何の評価もフィードバックもない。
	９）	特定の委員が張り切っても、各職員へ波及させる権限をもっていないので、「言うだけ」に終わっている。
	１０）	何か提案したり、改善しようとすると、上層部から否定的な見解が出て、ヤル気をくじかれる。
	１１）	活動を始めだした当初は盛り上がるが、その内に、検討会をしたり・状況を報告したり・情報を公開したり等の、運営責任者の幹部のチェックが疎かになり、自然消滅する。

Ⅱ．自主性発揮の『業務カイゼン活動』の本質

１	「業務カイゼン活動」の定義
	１）	「業務カイゼン」とは、方法ややり方を変える事
		１	仕事そのものを変える事や、仕事の必要性を根本から検討する事ではない。
		２	「業務カイゼン」をする事で、仕事の目的や目標が少しでも近づく事が大事。
		３	「業務カイゼン」とは「前向きな、建設的な、手抜き」である。
		４	業務カイゼンの内容は、時々の情勢で変化し、常に固定されるものではない。
	２）	「業務カイゼン」とは「大きく変える事」ではなく、「小さく変える事」である。
		１	「大きく変える事」・・・・・組織改革、設備投資、業務の根本的見直し、業務再構築等
		２	「小さく変える事」・・・・・カンタンに楽に変える事、少し変える事、一寸変える・一寸改善する事
		３	「その程度の業務カイゼンなら誰でも出来る」と言う改善こそ、真の改善である。
		４	業務カイゼンは考えるのではなく、実施する事に意味がある。
	３）	「業務カイゼン」とは、現実的制約との戦いであり、「タラ」・「レバ」を考えない事である。
		１	今の、人・物・予算・時間・規制、と言う制約の中でやるのが「業務カイゼン」である。
		２	従って、「出来ない事はしない」のが、長続きの秘訣である。

２

「業務カイゼン活動」における５Ｓとは

１）

５Ｓとは、「整理・整頓・清潔・清掃・躾」の頭文字の５つのＳから来た言葉

「整理」	雑多なモノの中から、「要る物」と「要らない物」に分け、要らない物は処分をする事
「整頓」	整理の次の段階であり、必要な物をいつでも取り出せ、使える状態にしておく事
「清掃」	ゴミなし、汚れなしの状態にする事
「清潔」	ゴミなし、汚れなしの状態を保つ事
「躾」	決められた事を正しく守る習慣をつける事

２）

「業務カイゼン活動」での一番の原点が５Ｓ

１

「整理」の「業務カイゼン」ポイント

・	危険地帯・スムーズに作業出来ない場所・通路・床一面に置かれた物品
・	探している物品が、どこに隠れた分からない病院・施設では、「モノ探しのムダな時間」が多い
・	整理がされてないと、本当はある筈の物がないので「買っちゃえ、買っちゃえ、面倒だ」と更に物品が増える
・	日ごろから道具や機械をメンテナンスしていないと、「いざ使う時に役たたず」となる
・	「チリも積もれば山となる」で、こまめに不要なものを処分する事が重要
・	「先の先まで読まない」、いつか使う・将来使うからとの理由で、手近な場所を使用しない
・	外見で判断せず、どうにも修繕不可能なものは、思い切って処分する。「もったいないから」・「いつか使うから」が乱れの原因
・	職場は仕事をする所。私物や直接の仕事と関係のない物は、自分のロッカーかダンボールにしまう
・	「さわらぬ神は不要物？」使用目的を定期的に調査しないと、これから使う理由のないものまで場所を占拠してしまう
・	「私専用は通用しない」。作業スペース・ラックスペースは法人の財産である事を肝に銘じる
・	必要な物があるかどうか、すぐに分かるようにする。パッと一目で分かるのがコツである

２

「整頓」の「業務カイゼン」ポイント

・	「探し回る」が多発するのは、整頓ができていない最大の証拠である
・	個人に関わるものは大事にしても、皆が使用する共用物は、「無責任な扱い」と「住所不定」になり易いので、特に注意する
・	「また使うからココに置いておく」と、共有物を独り占めしてしまうと、必ず第三者が困るようになる
・	全ての物に名前をつけて、配置住所を決める事が整頓の基本である
・	「この場所（物・機械）は私が管理監督者」と、責任を明確化する。トラブルは最終的には、管理監督者の管理不行き届き責任であると強く意識させる
・	「その都度、使ったら所定の場所に戻す」ことの習慣づけと、声の掛け合いを徹底する
・	よく使用する物は、使用する場所の近くに分かりやすく置く
・	「取る」・「戻す」が楽にできる、一目で分かる表示方法を工夫する
・	仕事に必要な分量だけ常備する

３

「清掃」の「業務カイゼン」ポイント

・	先ずは全員が「掃く」・「拭く」のルールづくりを行う
・	見える場所だけでなく、スミやウラまできちんと清掃をする
・	掃除をする事で、機械や道具の仕組みが分かるものである
・	日頃の清掃が故障回避と、耐用年数の延長につながる
・	機械のお手入れは、トラブルゼロへの挑戦の第一段階である
・	「ここは私の担当地」と、清掃責任場所を細かく決める
・	区画線を整備し、そこに他の物は置いてはいけない事が理解できる、目で見て分かる工夫を行う

４

「清潔」の「業務カイゼン」ポイント

・	汚したらその場で清掃する。「発つ鳥、跡を濁さず」、後から清掃すると、その間に誰かが迷惑している
・	ファッションは清潔・安全をベースにルールを守る。患者・利用者から、少しでも不快に思われる見た目や匂いは慎む
・	「頭を使って改善提案」する。何故、汚れるのか？乱れるのか？の原因を追究する事で回答が見えてくる
・	「みんながすれば、なおコワイ」、１人１回の不始末を放置すると、皆が悪い真似をしだすから要注意である
・	次に使用する人の事を考えて、清掃・保管を行う

５

「躾」の「業務カイゼン」ポイント

・	「安全衛生の為」・「医療・介護品質向上の為」・「業務効率化・生産性の向上の為」・「人間関係の円滑化の為」を教育して理解させる
・	上からの押し付け５Ｓではなく、自発的５Ｓの仕組みをとる
・	小さなカイゼン提案や５Ｓ活動でも、「認める」・「褒める」・「励ます」管理者の下では、５Ｓは継続する
・	ルールを守らない社員がいたら、怒る前に「出来ない理由は何か？」・「何か５Ｓマニュアルの不備はないか？」を確認する
・	定期チェックで継続的な意識付けを行い、上手くいった場所担当者の表彰や情報公開を行う

Ⅲ．『業務カイゼン活動』実施の原則原理

１

着眼（問題把握）

１）

着眼とは、「眼の付け所」

つまりカイゼンのネタである「問題」に、「気づき」「掘り起こし」「創りだす」事である

２）

「着眼」のキーワード

・・・・・・現場にある下記のキーワードが、カイゼンの芽

	問題と思うキーワード	カイゼンの方向性
１	イチイチ、その都度、面倒くさい	前もって、あらかじめ、同時に、一緒に
２	くどくど、何度も、同じ事を繰り返し	型決めして、前もって、あらかじめ、同時に、一緒に
３	イライラ、ハラハラ、ドキドキ、おっかなびっくり	簡素化、簡略化、安定できる作業環境
４	ウロウロ、キョロキョロ、どこにあるのか、誰が知っているのか	一覧化、一目見て分かる工夫
５	やりにくい、つかみ難い、歩きにくい、動きにくい	動作を変える、場所を変える、型決めする、道具を工夫する
６	見落としがち、チェック漏れがち、気づかない事が多い	一覧化、一目で分かる工夫、チェックせざるえない工夫、リスト化
７	○○さんしか出来ない、他の誰かじゃ交代出来ない、○○さんが休んだら困る	共用化、共通化、マニュアル化、パターン化
８	○○さんしか分からない、他の誰かじゃ交代出来ない、○○さんが休んだら困る	定置化、表示化、一覧化、パターン化

２

着想（問題解決の方法の選択）

１）

「着想」とは、「問題解決のアイデアだし」

着眼で気づいた問題に対して、どういうカイゼン方法があるかアイデアをだし、その時点で一番最適だたお思われる手段・方法を決める事である

２）

「着想」のキーワード

	着想のキーワード	着想の考え方のヒント
・	やめる、減らす（廃止・排除・削減・低減）	「止める」のは「始める」より簡単。止めても大丈夫なもの、代用代替がきくもの、やってもやらなくても結果に影響がないもの
・	カエル（変、代、換、替）・・・・順序・位置・材質・場所・道具など	一寸場所や順番をカエルだけで、すごく楽になったり、時間が削減されたりする
・	あらかじめ、前もって、伏線、仕掛け（事前対策、予知予防対策）	事前にまとめてしておけが、大きなカイゼンになることは結構多い
・	同時化、同期化（ついでに、割り込み、後回し、棚上げ）	どうせやるなら、一緒についでに誰かがすれば、他の誰かは、違う作業ができる
・	測定しない・読み取らない・・・判定する（限度マーク、範囲表示等）	コンビにのドアには、身長表示マークがある。強盗の身長が計らずに一目で分かる為
・	固定にしない・・・・・可動させる（拡大⇔縮小／上⇔下／内⇔外）	固定化せずに可動化する事で、もっと便利になる物もある
・	視覚化、眼で見る管理（色分け、目印、表示、標識）	場所にラインを引いたり、棚に色のラベルを貼ったり、とにかく目立つ色違いなら、見落とさない
・	一目で、一発で、一目瞭然、強調、見本（記入見本、限度見本）	大きく目立つ事、書き方の見本があらかじめあったり、明らかに分かる
・	目立つ、区別、区切り、差別、対象化、目安、記号、番号	似たような表示なら、番号記号をつけたり、分類したり、間違わない工夫がある
・	早見表、一覧化、マトリックス化、図形化、地図化	どこに何が、誰が等、見やすく準備されている
・	チャート化、グラフ化、カード化（可動化、稼動化）	言葉では分かり難い物を、眼で見て分かるように工夫されている
・	分散（分ける）⇔集中（まとめる）	分けた方が効率的だったり、逆にまとめた方が効率的だったり、それぞれを検討する
・	共用化、共通化、モジュール化、パターン化	雛形を作成したり、物事を統一化する事
・	平行（同時進行）⇔直列（順次進行）	同時進行が早いケース、順次進行が早いケースをそれぞれ検討する
・	例外管理、例外対応、重点指向、優先順位	何でもパターン化・標準化せず、例外管理の方がやりやすい事
・	立体利用、空間利用	横置きすれば場所の限界があるが、縦置きすれば、もっと有効活用できる

３	着手（とりあえずやってみる事）
	１）	着想が決まったら、完璧を求めず　「とりあえずやってみる」が大事
		１	完璧や完全を求め過ぎると、なかなか行動に移れない
		２	ダメで元々の感覚で、いつでも軌道修正できることが肝要
	２）	着想のキーワード
		１	とりあえず（分割化・細分化）、さしあたり、当面は、当分は
		２	部分なら何とかなる（部分着手）、一部を変える、片方を変える
		３	やってダメなら、またカイゼン。それでもダメなら、またカイゼン
		４	出来る事から、出来るところから、出来るところまで
		５	出来ない事は後回し、難しい事は後回し
		６	要するに、とりあえず（目的・手段／戦略・戦術／創意・工夫）

Ⅳ．組織的な改善推進の方法

１	改善の制度をシンプルに構築
	１）	単なる「提案制度」では、実行責任が判断する側になってしまい、自発的な行動になりにくい
	２）	自発的な改善提案には、中央集権的に複雑な審査をしない事が継続の秘訣である
	３）	「改善規程」整備し、全職員へ告知する
	４）	結果に対する「賞金」を行わず、カイゼンに必要な小額の物品購入を認める
	５）	シンプルな２カ月に１回の「カイゼンメモ」の提出の義務化
			・・・・・全職員が２カ月に１回は、どこかの作業状態を反省する為
	６）	「カイゼンニュース」として、半期に１回は事例集を編集して公開する
			・・・・・カイゼン結果を冊子に残し、意欲の継続を図る

２	先ずは「カイゼンメモ」を全員が提出する
	１）	「カイゼンメモ」の書式　（白紙でも良いから提出を継続させる）

	２）	事前に研修会で具体的事例の理解から、「カイゼン提案項目」のレベルを教える
	３）	「カイゼンメモ」は管理者又はカイゼン委員会で回収し分析する
	４）	「カイゼンメモ」には、管理者又は委員のコメントが欠かせない
	５）	そのコメント次第で、更にカイゼンが進む
	６）	評価コメントで書く内容
		・	こうすれば、もっとラクになると思う
		・	こうすれば、もっと正確になると思う
		・	こうすれば、もっと安全になると思う
		・	こうすれば、もっと速くなると思う
		・	実施の時は、この点に気をつけてください
		・	この点を確認してから、実施してください
		・	そのアイデアは、こうすれば実施できる　　　　　等

３	「カイゼンメモ」から、実行可能と判断されれば
	１）	「カイゼン前」・「カイゼン後」の写真を撮る
		１	デジカメ（携帯電話のデジカメでも可）で、先ずはカイゼン前の写真を撮る
		２	次の数日又は、数週間後にカイゼン後の写真を撮る
	２）	「ＫＡＩＺＥＮ　報告書」に、再度コメントと、カイゼン前後の写真を貼り付ける
	３）	「ＫＡＩＺＥＮ　報告書」には、管理者の評価コメントも載せる。評価コメントは、労わりでも感想でも構わない提案者のモチベーションが上がり、更にカイゼンの意欲が出るようなコメントを載せる

４

「業務カイゼン活動」の段取りと進め方・・・・・実例

１）

各部門長は、各部門での　「カイゼン推進者」　を決定する

「カイゼン推進者」の業務
・	毎月の『カイゼンメモ』の配布と回収
・	部門長と相談して、カイゼンメモの『改善後』（こんな手を打ってみる）の決定（各部、どこかの会議・ミーティングで『カイゼン会議』について時間を取り検討）
・	実施前の写真と、実施後の写真、『カイゼン報告書』の作成
・	『カイゼ事項』が、継続的に実行できているかのチェック　【部門長と一緒に】

２）

部門長とカイゼン推進者の実施スケジュール

	担当	実施事項	期限、いつまで
カイゼン導入期	事務局＆ＲＥ経営（コンサルタント）	各部門長へ『業務カイゼン活動』に勉強会の実施（カイゼン活動の進め方と実例紹介）	3月5日まで
	事務局＆ＲＥ経営（コンサルタント）	職員へ3回に分けて『業務カイゼン活動』に勉強会の実施（カイゼン活動の進め方と実例紹介）	3月末日まで
	部門長	『カイゼン推進者』を決定し、本人に説明をしておく	4月15日まで
	部門長	ミーティングか何かで、全員に『カイゼン』の取り組みを説明する･･特にリーダークラスにはよく理解させる	4月20日まで
	部門長	『カイゼン推進者』の紹介と『カイゼン推進者』への協力事項を依頼する
	カイゼン推進者	『カイゼンメモ』を配布・・説明と同時に
	カイゼン推進者	カイゼン標語、ポスター、着想のキーワード等の掲示	4月末日まで
５月･６月のカイゼン報告	カイゼン推進者	『カイゼンメモ』の回収と『実施すべきカイゼン案』の検討、今回採用するカイゼン案の取捨選択･･･部門長と協議	5月5日まで
	カイゼン推進者	採用されたカイゼン案の「カイゼン前写真」の撮影とカイゼン案に基づいて実施し「カイゼン後の写真」の撮影	5月20日まで
	カイゼン推進者	『KAIZEN報告書』の作成と提出･･部門長の承認とコメントを貰った上でデータで事務へ提出し、『カイゼン状況報告会議』で報告する。	5月末日まで
７月･８月のカイゼン報告	カイゼン推進者	『カイゼンメモ』の配布回収と『実施すべきカイゼン案』の検討、今回採用するカイゼン案の取捨選択･･･部門長と協議	7月5日まで
	カイゼン推進者	採用されたカイゼン案の「実施前写真」の撮影とカイゼン案に基づいて実施し「実施後の写真」の撮影	7月20日まで
	カイゼン推進者	『KAIZEN報告書』の作成と提出･･部門長の承認とコメントを貰った上でデータで事務へ提出し、『カイゼン状況報告会議』で報告する。	7月末日まで
※	以降は2ヶ月単位で同じように継続していく。